Workshop Vereinsstrategie
Bericht von Julian Schepp
Was ist Strategie? /ʃtrateˈɡiː,strateˈɡiː,Strategié/Substantiv, feminin [die] Genauer Plan für ein Verhalten, der dazu dient, ein (militärisches, politisches, psychologisches o. ä.) Ziel zu erreichen, und in dem man alle Faktoren von vornherein einzukalkulieren versucht.
Der Verein läuft gut. Trotz Corona steigen die Mitgliederzahlen und finanziell stehen wir auch nicht schlecht da. Wir haben dieses Jahr unser zehnjähriges Bestehen gefeiert. Unser Angebot ist breit und wir schauen positiv und optimistisch ins nächste Jahr. Eigentlich ein Grund die Füße hoch zu legen und den Erfolg zu genießen! Oder?
Genau diese Empfindung verleitet dazu, das große Ganze aus dem Blick zu verlieren, oder noch schlimmer, alle Pläne sausen zu lassen und von Aktion zu Aktion zu laufen. Es ist ja alles toll.
Das Wort Strategie kennt man eigentlich nur aus Unternehmen und dem Militär. Also warum sollte ein gemeinnütziger Sportverein sich mit strategischem Management auseinandersetzten? Der Verein ist, wie schon erwähnt, stark gewachsen und ist schon längst kein kleiner Laufverein mehr. Über 300 Mitglieder, drei Abteilungen, über zwanzig Aktivitäten und diverse Projekte. „Den Überblick zu behalten ist schwer, selbst als Vorstand“, erzählt Julian Schepp, BGB Vorstand. Hat man eine gute Idee, und fängt an, diese erfolgreich umzusetzen, ufert diese schnell in eine Menge Arbeit aus. Beispiel: Black Series Trikots für Radfahrer:innen. Aus „Lass mal ein schwarzes, angesagtes Trikotset machen“, wurden 85 Besteller:innen, über 400 Teile und 15.000 € Umsatz. Eine Menge Zeit und Leidenschaft ist dann erforderlich. Und das alles ehrenamtlich neben Familie, Job und Sport.
Also ja, eine Vereinsstrategie macht Sinn. Daher wurde nun zum ersten Strategie Meeting am 04.12. eingeladen. Zwölf Drachen bestehend aus erweitertem Vorstand und Mitgliedern, die im Verein Aufgaben übernehmen oder aus ihrem beruflichen Umfeld Expertise einbringen können, ließen ihre Köpfe qualmen und nahmen den Verein gründlich unter die Lupe. Moderator Julian Schepp führte durch den zeitlich sehr strammen Workshop. Sandra Schubert überwachte akribisch die Zeit und half bei der Vorbereitung und Verschriftlichung. Als Hüter der Regeln überwachte Britta Westen die Einhaltung der Etikette und die Stimmung.
Ziele des Strategie Meetings waren:
– 360 Grad Blick auf den Verein werfen
– Schwachpunkte und Störungen identifizieren
– Strategie für Digitale Transformation erarbeiten
– Maßnahmen zur Verbesserung festlegen
– Team Organisation und Rahmen verschriftlichen
– Vorarbeit für Playbook* für den Vorstand (* Buch, welches die wichtigsten Prozesse und Aufgaben enthält und beschreibt.
Bericht
Eröffnet wurde mit einer Vorstellungsrunde, dem Briefing und der Abfrage der Erwartungen. Als erstes wurde ein Vereincanvas erarbeitet. Ein Canvas ist ein Werkzeug um schnell und übersichtlich eine Organisation abzubilden.
Nach der Erarbeitung des Canvas, welches auf der Mitgliederversammlung 2022 im Detail präsentiert werden soll, gab es für Alle einen Überblick über die Ergebnisse des voran gegangenen Trikotworkshops. Hier wurden noch offene Aufgaben ermittelt.
Es folgte eine kleine Mittagspause, in der sich das Team an Familie Klug´s bestem Glühwein und an Pizza der La Terazza stärkte.
Zu guter Letzt wurden sechs weitere Schwerpunkte wie Abteilungen, Verantwortlichkeiten und Angebote unter die Lupe genommen. Auch hier wurden Schwachstellen und Maßnahmen erarbeitet.
Alle Maßnahmen aus allen Teilen des Workshops wurden gesammelt und nun priorisiert. Zum Abschluss einigte sich das Workshop Team auf einen groben Zeitplan und auf Verantwortliche für die Maßnahmen.
Was ist nun das Ergebnis?
Es wurde noch nichts direkt umgesetzt. Das war auch nicht das Ziel. Das Team hat sich auf Maßnahmen und deren zeitliche Umsetzung geeinigt. Durch diese Priorisierung soll der Verein nachhaltig verbessert, die Transparenz erhöht und die Leistungsträger entlastet werden.
Was kommt als nächtes?
Es werden einzelne Pläne aus dem groben Zeitplan erarbeitet und Projektgruppen gebildet.
Der Vorstand bedankt sich für die Teilnahme und die engagierte Beteiligung. Wir sind sicher, dass wir mit den nun folgenden Maßnahmen unseren Verein weiter stärken und entwicklen werden.
Teilnehmer: Beitragsbild von links; Britta Westen, Matthias Klug, Sandra Schubert, Matthias Neeb, Verena Repp, Otto Jatsch, Manuela Klug, Johannes Hohmann, Frank Drews, Thomas Henopp, Julian Schepp und Markus Bourcarde
Bericht und Fotos: Julian Schepp